Gmail, la casilla de correo electrónico de nuestras vidas, la paloma de nuestro negocio, es una parte integral de los millones de personas que quieren mantener el orden en nuestras actividades diarias. A medida que los clientes de correo electrónico desaparecen, Gmail se ha vuelto bastante bueno en los últimos años, dividiendo el flujo interminable de correos electrónicos en diferentes etiquetas y rótulos, sin mencionar que mantiene a raya el spam.

Pero incluso si Gmail hace bien su trabajo, todavía hay mucho más que puedes hacer para que tu bandeja de entrada esté aún más ordenada, asegurándote de que todos tus correos electrónicos vayan a los lugares correctos y no recibas sorpresas no deseadas.

Transformar etiquetas en la bandeja de entrada

Recibo muchos correos electrónicos que considero lo suficientemente importantes como para revisarlos en un momento dado, pero no tanto que quieran aparecer en la parte superior del cuadro de correo electrónico «Principal» todo el tiempo. Por ejemplo, recibo muchos correos electrónicos de compañías de relaciones públicas de juegos que a veces contienen información que es relevante para mí, pero quiero consultarlos en mi tiempo libre.

Para eso, creé una etiqueta «PR Games» y recibo estos correos electrónicos para saltarme el buzón. Esto convierte a Games PR en un buzón de correo separado que recopila pasivamente estos correos electrónicos para que no reciba notificaciones cuando llegue y pueda verlos a mi propio ritmo.

Para hacer esto. puede comenzar haciendo clic en el cuadro junto a uno (o más) de los correos electrónicos para los que desea crear un nuevo buzón y luego haciendo clic en el ícono de menú de tres puntos justo debajo del cuadro Buscar en Gmail y seleccionando «Filtrar mensajes como este «.

Aparecerá un cuadro que muestra estos remitentes de correo electrónico. Puede complicarse más aquí y filtrar los correos electrónicos por asunto, o incluso basar su filtro en las palabras que contienen, pero simplifiquemos eso por ahora y configuremos un filtro de correo electrónico para algunos remitentes.

Cuando esté listo, haga clic en «Crear filtro», que mostrará una serie de opciones para lo que realmente desea hacer con los correos electrónicos seleccionados. En mi caso, marque la casilla «Ignorar buzón» y la casilla «Aplicar etiqueta», luego junto a «Aplicar etiqueta» elija la etiqueta «Conjuntos de relaciones públicas». (Se le dará la opción de crear una nueva etiqueta aquí si aún no existe).

En la parte inferior de este cuadro, también puede seleccionar la opción para aplicar el filtro a todos los correos electrónicos anteriores que coincidan con los criterios, de modo que todos los correos electrónicos anteriores de esos destinatarios también se envíen a la casilla de correo electrónico PR.

Notar: La creación de una etiqueta en sí misma no «mueve» los correos electrónicos a otros buzones de correo. (La opción «Ignorar mensajes recibidos» es la que realmente lo hace). Puede tener varias etiquetas para correos electrónicos específicos, si lo desea, y esas etiquetas aparecen en el panel izquierdo de Gmail.

Administrar la configuración de la bandeja de entrada y el filtro

Hay muchos algoritmos misteriosos que dictan dónde los coloca Gmail en su bandeja de entrada. Pero puedes ayudar a Gmail hasta cierto punto usando la pequeña etiqueta «Importante» junto a los correos electrónicos. Es ese símbolo de flecha amarilla o gris entre la estrella y el nombre del remitente.

Si es amarillo, este correo electrónico se considera importante y anulará cualquier filtro que aparezca en el buzón principal. Si está gris, significa «no importante» y funcionará de acuerdo con las reglas de filtrado. Haga clic en el icono para alternar entre gris y amarillo, dependiendo de si cree que el correo electrónico es importante. Esto ayudará a Google a evaluar la importancia de los correos electrónicos futuros.

Si no desea que Google utilice su iniciativa Importancia del correo electrónico, haga clic en «Configuración -> Bandeja de entrada» y seleccione «No anular filtros» en la parte inferior. Junto al título «Etiquetas importantes», también puede decirle a Google que no use marcadores en absoluto y que no use sus acciones pasadas para predecir la importancia de los correos electrónicos.

En Configuración, haga clic en «Filtros y direcciones bloqueadas» para ver todas las configuraciones de filtro que ha configurado. Aquí puede editar y eliminar los filtros existentes, lo que lleva a la misma pantalla de la que hablamos bajo el título «Transformar etiquetas en la bandeja de entrada».

Darse de baja de correos electrónicos de marketing y boletines informativos

A lo largo de los años, probablemente se haya registrado para recibir toneladas de correos electrónicos de marketing con tanta frecuencia que se han convertido en el ruido de fondo no deseado en su bandeja de entrada. En lugar de establecer reglas sobre qué hacer con estos correos electrónicos una vez que lleguen (eliminación automática, por ejemplo), debe asegurarse de que no se envíen en primer lugar cancelando la suscripción de su dirección de correo electrónico.

Cada correo electrónico de marketing / boletín que reciba debe tener una opción «Cancelar suscripción» en la parte inferior. Suele ser un texto muy pequeño y al hacer clic en él se conectará al sitio que lo envía. Por lo general, hacer clic en este botón es suficiente para cancelar la suscripción, pero algunos sitios lo hacen más inconveniente y requieren que inicie sesión para hacerlo. De cualquier manera, es un proceso rápido e interrumpe estos correos electrónicos en la fuente.

En la mayoría de los casos, Gmail es bueno para filtrar este tipo de correos electrónicos y colocarlos en la categoría «Promociones», que debería poder seleccionarse en la parte superior de los mensajes entrantes. Por lo tanto, navegue por esta pestaña de Promociones, encuentre a los mayores delincuentes y comience a cancelar la suscripción.

Conclusión

Hay muchas otras formas de administrar su bandeja de entrada de Gmail, pero al menos deberían darle una idea de cómo hacerlo en orden. Juro por los métodos anteriores y nada más, así que descubrí que mi bandeja de entrada es un lugar más feliz. ¿Cómo administra su buzón de correo de Gmail? ¿Tiene algún complemento que recomiende? ¡Haznos saber!