La videoconferencia no se trata solo de conectar un grupo de transmisiones de video y audio. Esta es una parte esencial, por supuesto, pero los programas como Zoom vienen con muchas características adicionales que pueden hacer que la experiencia sea mucho más fluida e incluso más divertida. Algunos solo son accesibles a través de la versión pro, pero todo lo que se enumera a continuación está disponible en la versión gratuita de Zoom. Sin embargo, es importante tener en cuenta que las reuniones con más de dos participantes están limitadas a 40 minutos a menos que esté actualizando.

Nota rápida: Si no puede encontrar una función mencionada aquí, es posible que deba habilitarla en su perfil; de hecho, no puede controlar todas sus configuraciones en su escritorio o aplicaciones móviles. Para obtener una lista completa de funciones y opciones, visite Zoom.us y abra la pestaña Configuración. Debería poder encontrar todas las configuraciones allí. También puede acceder a él a través de la pestaña «Opciones avanzadas» en la configuración de zoom.

Entornos virtuales

Comencemos con lo divertido: puedes cambiar tu fondo a cualquier imagen que desees. Si no tienes la pared más atractiva o quieres enfrentarte a algo que te haga lucir un poco más, esta función puede ser extremadamente útil. Si lo está utilizando en una aplicación menos formal, también es un gran lugar para lanzar memes aleatorios e imágenes divertidas.

Funciona mejor si tiene un color sólido en la parte posterior; De lo contrario, el fondo puede hacer cosas extrañas como capas sobre ti o la falta de parches. Una pantalla verde es genial, pero no necesariamente la necesitas. Necesitarás al menos a 4^de-I7 o sexta generación^de-Generación de procesador I5 en la mayoría de los casos, Sin embargo.

Puede activarlo en «Configuración -> Fondo de pantalla virtual» o si está en una llamada haciendo clic en la flecha junto al botón «Iniciar / Detener video» y seleccionando «Elegir fondo de pantalla virtual».

ID de reunión personal

Si utiliza Zoom con regularidad para conocer a determinadas personas, puede darles su ID de reunión personal en lugar de enviarles un nuevo enlace cada vez. Su ID nunca cambia, y si lo usa para organizar una reunión, cualquiera puede unirse a esa reunión con el enlace que le envió la primera vez.

La forma más fácil de encontrar su ID de reunión personal es hacer clic en la flecha hacia abajo «Nueva reunión» en la página principal de la aplicación Zoom y buscar el número en la parte inferior. Puede iniciar una reunión con su ID marcando la casilla «Usar mi ID de reunión personal (PMI)» y haciendo clic en el botón de la cámara de arriba. La URL de esta reunión debería funcionar para cualquier reunión futura de PMI organizada.

Reuniones recurrentes

Crear una nueva reunión y cambiar su configuración no es tan difícil, pero si ha programado regularmente citas diarias, semanales o mensuales, puede simplificar el proceso creando una única reunión recurrente. Estas citas comienzan automáticamente a la hora programada y la URL y la configuración nunca cambian. Todo lo que tienes que hacer es escalar en el momento adecuado y tu cita estará lista.

Es bastante sencillo de configurar. Vaya a la pestaña Calendario, marque la casilla «Reunión periódica» y configure las horas y las opciones que desee. Seleccionar «Sin hora fija» significa que la reunión aún se llevará a cabo y puede usar el enlace para salir en cualquier momento hasta la fecha de finalización.

Anotación colaborativa

Volviendo a lo divertido: Zoom te permite anotar pantallas compartidas con texto, formas, dibujos a mano alzada, un puntero láser e incluso sellos. Si necesita colaborar en algún tipo de proceso de diseño, probablemente use esta herramienta un poco. También es genial solo para mostrar cosas o para divertirse.

La herramienta de anotación aparecerá en la barra de compartir flotante superior cuando alguien comience a compartir la pantalla. Simplemente empuje el mouse hacia la parte superior de la pantalla de la computadora, haga clic en «Anotar» y seleccione en el menú las opciones de anotación disponibles para usted.

Si es el anfitrión de la reunión y las anotaciones de los asistentes se están saliendo de control, puede desactivarlas haciendo clic en los tres puntos al costado de la barra de menú y seleccionando «Desactivar anotaciones de los participantes». También puede optar por mostrar los nombres de los anotadores, lo que puede ayudarlo a saber qué notas pertenecen a esa persona.

Una vez que las anotaciones estén completas, puede guardar una captura de pantalla haciendo clic en el botón «Guardar» en la barra de menú.

Notar: si no ve la opción de anotación al compartir la pantalla, es posible que deba activar iniciando sesión en la cuenta de Zoom en un navegador.

Pizarrones blancos

Si solo necesita un boceto colaborativo y no una anotación en pantalla, puede usar la opción de pizarra Zoom. Viene con el mismo conjunto básico de herramientas que la anotación de pantalla, excepto que tiene una pantalla blanca en blanco que puede dibujar y escribir. Al igual que la herramienta de anotación, puede cargar capturas de pantalla.

Para usarlo, vaya al botón «Compartir nuevo» y seleccione la opción «Pizarra».

Salas de subcomités

Las reuniones grandes de múltiples enfoques pueden volverse confusas rápidamente si las personas intentan hablar de diferentes cosas con diferentes personas, por lo que Zoom activa las «Salas para grupos de trabajo». Le permiten dividir una reunión grande en varios grupos de reunión más pequeños, que pueden (opcionalmente) volver a la sesión principal en cualquier momento.

Esta es una de esas funciones que probablemente necesitará activar a través de una conexión basada en navegador a su cuenta de Zoom. Para hacer esto, simplemente inicie sesión en Zoom y habilite la configuración de Salas para grupos pequeños. Después de eso, debería ver las opciones de Salas para grupos en la barra de herramientas cada vez que realice una llamada.

Para usarlo, haga clic en la opción Salas para grupos pequeños en su menú y use el botón «Agregar habitación» para agregar tantas habitaciones como desee (hasta 50). Puede asignar personas a grupos de forma manual o dejar que Zoom las comparta de forma aleatoria y, como anfitrión, puede mezclar personas y administrar la configuración de cada uno.

A distancia

¿Ves este cuadro a la izquierda? No, el otro. ¿Sabes qué? Déjame mostrarte dónde está … ¡con el control remoto Zoom! Sí, Zoom le permite solicitar acceso con el mouse y el teclado a la pantalla compartida de otro usuario, lo que le permite interactuar con el contenido de su máquina.

Este no es un acceso a escritorio remoto. Zoom tiene una función diferente para esto, así que no se preocupe si el usuario en el otro extremo del control remoto puede acceder a sus archivos privados, aplicaciones u operaciones del sistema operativo. Solo pueden hacer cosas en la ventana que compartes.

Si es un espectador, puede solicitar acceso a una pantalla dividida abriendo el menú desplegable «Opciones» en la barra de información verde para compartir en la parte superior de la pantalla. Si eres la persona que comparte la pantalla, puedes dar acceso directo haciendo clic en el botón «Control remoto» que debería aparecer en la barra de herramientas para compartir en la parte superior de la pantalla.

Otras características que debe consultar

• Toca mi mirada: El zoom lo suavizará un poco para ayudarlo a verse mejor en la cámara.
• Silencio: Siempre debe unirse a las citas desactivadas, así que vaya a Configuración> Audio y marque la casilla que dice «Silenciar micrófono al unirse a la reunión».
• Siempre muestre los nombres de los participantes en su video: lo puede encontrar en «Configuración -> Videos». Ayuda a evitar errores vergonzosos al conocer gente nueva.
• Registro: Es difícil pasar por alto el botón «Registrarse» en la barra de herramientas, pero si no lo sabía, lo sabe ahora: ¡puede guardar citas!
• Salas de espera: ¿Preferiría que todos vinieran a la reunión en lugar de perderlos lentamente? Para eso está la función Sala de espera.

¡Y hay más!

Hacer zoom es sorprendentemente fácil, considerando la cantidad de cosas que se las arregla para empacar. Sus opciones para compartir pantalla le permiten hacer casi cualquier cosa con su pantalla e incluso con otros: ofrece integraciones de calendario, programación automática, informes de asistencia y más. Si es un usuario habitual de Zoom, vale la pena sumergirse en sus funciones y herramientas menos obvias. Aprender los atajos de teclado también es una buena inversión si eres un Power-Zoomer. Uno que todos deberían saber, sin embargo, es Otro + A (Cmd + Cambiar + A en Mac), que apaga el micrófono. Amigos, no olviden apagar el micrófono.

Zoom no es la única aplicación de videoconferencia. Asegúrese de consultar algunas de las mejores aplicaciones de videoconferencia.

Credito de imagen: Videoconferencia de empresario por DepotPhotos